|
ในธุรกิจและอุตสาหกรรมต่างๆ
ยังจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรอย่างหนึ่ง ซึ่งขาดไม่ได้คือ "กระดาษ"
กระดาษนับล้านๆ ที่ใช้งานอยู่ในธุรกิจและอุตสาหกรรมต่างๆ
มีเพียงเล็กน้อยเท่านั้นที่เข้าสู่กระบวนการ "รีไซเคิล"
นอกนั้นจะถูกทิ้งอยู่ในภูเขาขยะ
ดังนั้น ธุรกิจและอุตสาหกรรมควรจะเริ่มหันมาเน้นกลยุทธ์
"สำนักงานไร้กระดาษ" (paperless office) ด้วยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาประยุกต์ใช้
เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือ "ไอที"
นั้นมีการนำมาใช้งานตั้งแต่ช่วงทศวรรษ 1990 โดยเริ่มตั้งแต่ระบบฐานข้อมูลเรื่อยมาจนถึงการทำเว็บไซต์ในปัจจุบัน
และยังต้องก้าวต่อไปในระบบสื่อสารไร้สาย ซึ่งปัจจุบันก็พอจะเห็นได้ในบางสถานที่
ไม่ว่าจะเป็นมหาวิทยาลัยหรือตามศูนย์การค้าที่ทันสมัย
การลงทุนเหล่านี้ไม่ได้ส่งผลแค่เฉพาะการสื่อสาร
หรือการค้นหาข้อมูลที่รวดเร็วเท่านั้น แต่ยังสนับสนุนการทำงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ
ไม่ว่าจะเป็นการส่ง "อิเล็กทรอนิกส์เมล์" (อีเมล์) ที่เราต่างรู้จักกันดี
หรือแม้แต่การจัดการประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์ (E-meeting) ที่ทำให้เพิ่มประสิทธิภาพการประชุมได้เป็นอย่างมาก
ระบบเหล่านี้ทำให้การทำงานในสำนักงานต่างๆ เป็นการทำงานในลักษณะโต้ตอบแบบอัตโนมัติ
หรือที่เรียกว่าระบบ "อินเตอร์แอ๊คทีฟ"
"สำนักงานไร้กระดาษ"
จะช่วยให้ธุรกิจและอุตสาหกรรมต่างๆ ประหยัดทรัพยากรกระดาษ
อาทิ การส่งผ่านเอกสารและการอนุมัติโดยใช้ลายเซ็นดิจิตอล,
การสั่งงานและรายงานผลการปฏิบัติงานผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์, การจัดทำตารางนัดหมายและการจัดทำระบบจองห้องประชุมซึ่งสามารถจะหาวันว่างของผู้เข้าร่วมประชุมและจัดวัน
เวลาประชุม รวมถึงห้องประชุมได้อย่างอัตโนมัติ, การส่งโทรสารออกจากระบบคอมพิวเตอร์โดยอัตโนมัติผ่านเครื่องแฟ็กซ์หรือรับเอกสารแฟ็กซ์เข้ามาอยู่ในรูปของอีเมล์
หรือแม้กระทั่งการกระจายเอกสารแฟ็กซ์ไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้อง, การเก็บสำเนาเอกสาร
อาทิ Memo หรือรายงานการประชุมในรูปของดิจิตอลในสื่อต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นฮาร์ดดิสก์
หรือ CD-ROM และสามารถนำกลับมาใช้ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งปัจจุบันอุปกรณ์ทางด้านคอมพิวเตอร์ต่างมีราคาถูกลงเป็นอย่างมาก
เมื่อเทียบกับประสิทธิภาพที่ได้รับ
ผลกระทบประการหนึ่งที่อาจพบได้จากการนำ
"สำนักงานไร้กระดาษ" มาใช้งาน นั่นก็คือ ต้องปรับตัวในเรื่องของวัฒนธรรมการปฏิบัติงาน
การยึดติดกับวัตถุที่จับต้องได้เหล่านี้ล้วนต้องเปลี่ยนมาเป็นการเชื่อถือระบบเทคโนโลยี
เชื่อถือสิ่งที่ได้รับจากเทคโนโลยีเหล่านั้น นับเป็นก้าวสำคัญสำหรับธุรกิจและอุตสาหกรรมที่อาจต้องฟันฝ่าอุปสรรค
เพื่อจะช่วยให้การประหยัดพลังงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้เกิดขึ้นพร้อมๆ
กัน แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือความมุ่งมั่นที่จะนำมาใช้งานจนประสบความสำเร็จ
และอีกสิ่งหนึ่งที่ควรกระทำควบคู่กับการใช้ระบบ
"สำนักงานไร้กระดาษ" ก็คือการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์...
เมื่อเรามีเทคโนโลยีสามารถช่วยให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว
เราควรจะต้องมีทรัพยากรมนุษย์ที่มีสติปัญญาในการกลั่นกรองและเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม
นอกจากนี้เราควรมีความเชี่ยวชาญ มีทักษะ และทัศนคติที่ดีต่อการใช้เทคโนโลยีนั้นๆ
เพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อธุรกิจและอุตสาหกรรมอย่างสูงสุด
|